运费支付是一个超越基本应付账款框架的复杂过程。除了简单地按时支付发票之外，运费支付是一个包含接收、验证、审计、验证、汇款和理解运费发票的多步骤过程。每个步骤对于有效的支付系统都至关重要。托运人倾向于将运费支付流程视为更广泛的会计操作的单一、独立的功能。但了解每个步骤的功能和价值对于确定提高效率和改善运费支付结果的机会至关重要。
运费支付处理是各部分的总和
要创建简化的运费支付处理方法，首先要了解所涉及的各个步骤。许多托运人和第三方物流提供商都知道这些步骤，但可能没有设置流程来处理每个步骤。更常见的是，他们缺乏系统来顺利地促进从一个步骤到下一个步骤的处理。这是对简化支付处理工作流核心原则的快速回顾:
- 发票收据。托运人从承运人处收到详细说明欠款金额的发票。
- 发票验证。托运人确保发票是“ t 重复或双重处理。
- 数据捕获。发票数据被输入报告数据库并组织起来以供将来审计。
- 费率/服务审计。根据当前费率和费用对编目发票进行验证。
- 成本核算。发票已正确编码并输入会计软件。
- 异常管理。托运人会标记并相应地处理异常。
- 付款。托运人将正确的款项汇给承运人，等待适当的处理。</li >
如何创造和改善协同作用
在巩固支付处理工作流程中的每个步骤时，托运人可以确定协同作用。例如，您能否使用数据捕获技术在收到发票时验证发票金额？您是否可以编写异常管理规则来加快服务审核？将每个步骤的目标与更广泛的处理策略联系起来，为提高效率、准确性和节约成本打开了大门。花点时间考虑一个真正有凝聚力的支付处理工作流程。发票进来了，多亏了人工智能 (AI)，它是 根据付款记录自动验证。 AI 捕获发票数据并将其与服务协议中列出的运营商当前费率和费用进行比较。同时，发票在托运人的会计软件中得到适当的编码和分类。剩下的就是检查异常并发出付款。正确的协同作用可以将多步骤流程转变为简化的自动化工作流程。
处理复杂性需要强大的解决方案
当然，在理论上创建支付处理协同效应很容易。在实践中，托运人知道运费支付是多么的复杂和多变——尤其是在数量上。这是许多托运人不在内部构建这些工作流程，而是将其外包给像 nVision Global 这样的货运支付专家的主要原因。那些在内部处理它的人绝对需要一个智能运输管理系统 (TMS ) 能够处理影响运费支付（和审计）流程的各种变量。与 nVision Global 合作不仅提高了运费支付处理的效率，还打开了商业智能的大门。正确的协同作用产生有价值的数据，可以帮助企业了解如何最好地处理发票、选择承运人和开展业务。协同效应带来效率，这为节省成本、更顺畅的运营、改进的结果和增长机会打开了大门。这一切都始于关注付款。