Freight Audit

一家企业的成功取决于它是否有能力向前看并做出相应的计划未来。积极主动可以减轻未来的麻烦、避免潜在的问题并节省成本——同时优化运营。但在预测未来时，企业需要依赖高质量的历史数据。物流规划的最佳数据来自货运单审计。过去的发票可以讲述未来需求的故事，并帮助托运人以令人难以置信的准确性模拟业务。

不断变化的物流环境

随着费率波动、承运人可用性下降以及许多其他变量影响托运人将货物从一个目的地转移到另一个目的地的能力，物流环境也在不断变化。尽管有很多工具可以帮助公司实时适应这些变化——比如 nVision Global 的 IMPACT TMS – 对于主动预测和考虑这些变量，有一些话要说。没有比 2020-2021 年更好的例子了，当时流行病的不确定性迫使托运人在规划货运业务时采用前瞻性、适应性强的思维方式。在前所未有的供应链中断之后，许多公司寻求模拟未来的运输量作为避免与中断相关的成本的一种方式。他们转向运费预测并依靠过去的审计数据来做。

运费预测背后的数据

任何好的商业模式都是数据驱动的。在尝试预测未来时，过去的数据为更好地了解潜在趋势铺平了道路。但是，这些数据具体来自哪里？为了规划未来的货运和物流运营，托运人必须了解他们的体积、成本、路线、承运人、航线等——他们需要一种方法来将所有这些数据整合到模型中，帮助他们针对不断变化的海洋规划未来。大多数人没有意识到的是，他们已经拥有实施强大的预测解决方案所需的数据；他们只需要一种方法来聚合数据并将其带到最前沿。解决方案是 nVision Global 的货运单审计。在核对货运发票并将准确信息记录到其会计系统中时，公司可以将过去的航运洞察归零，以做出更明智、更具前瞻性的决策。基本洞察力可以揭示关键数据点，包括：

• 支出最多的车道和这些车道内移动的货物量
• 服务率最高或服务普及率最高的承运商失败
• 与附加费和服务费相关的成本

托运人可以将审计数据输入 ERP 和 TMS 软件，并利用人工智能 (AI) 的力量快速深入了解他们货运业务的细微差别。借助聚合、分类和识别数据相关性的工具，货运预测成为一种推断洞察力的练习。

准确预测未来

能够成功预测未来货运需求和成本的托运人的优势。预测需求意味着能够相应地制定预算、从优势地位进行谈判、利用航线趋势、在不吸取资源的情况下分配资源，以及抢占业务运营的其他方面。航运和物流总会伴随着未知和无法预料的变数。审计数据和 AI 处理工具协同工作以缩小未知数，并阐明托运人为未来做出自信决策所需的关键数据。

有多条路线到达同一个目的地——询问任何货运物流专家。也就是说，通常有一条最佳路线：可以快速完成任务、风险或错误余地最小的路线。这是一个超越路线规划的概念，事实上，扩展到货运单审计。进行审计的方法有多种，但问题往往归结为哪种方法最好。您应该在装运层面还是从发票的角度进行审计？两者之间存在明显差异，因此，适用于公司可能选择如何处理发票对账的利弊。让我们来探讨一下差异。

货运单审计的两条主要路径

货运单审计的目的很简单：根据商定的条款，确保承运人开出的账单金额与所提供服务的总额相符。要执行审计，托运人必须在装运级别或发票级别将装运数据与承运人服务进行比较。选择往往取决于该公司航运业务的性质。

• 装运级审核非常适合具有标准重量和包装并且在特定通道使用循环承运商的托运人。这种标准化使其成为计算运费报价并将其与装运提单 (BOL) 进行比较的简单解决方案。许多 TMS 平台都有自动执行此操作的系统。
• 发票级审计对于发货之间具有广泛差异的托运人来说是一种有益的方法。不同的车道、附件、货运分类、关税和lading” target=”_blank” rel=”noopener”>其他变量都可能造成差异。在发票级别进行审计可以更轻松地将成本与对帐条款并列。

虽然这两种形式的运费单审计都是可行的，但每个托运人都有责任查看他们所涉及的变量确定最准确和最省时的货运业务。

需要考虑的利弊

在检查这两种主要类型的运费单审核时，托运人应考虑伴随它们的具体利弊。清楚地了解这两种做法的优缺点将使公司更有信心地进行审计。

• 装运级审核 具有自动化和可重复性的优势。经常性运输的成本可变性应该可以忽略不计，这使得燃料或配件等因素很容易归零 可能影响服务成本的费用。主要缺点是 BOL 数据有时容易出错，这可能会影响承运人和托运人计算运费的方式。
• 发票级审计在处理众多问题时非常有效可能影响承运人发票总额的变量。通过将发票费用直接与服务协议和条款进行比较，可以实现精确审计——这意味着尽可能少的多付和最大程度的资金回收。不足之处？如果没有强大的软件，这是非常耗时的。

值得注意的是，具有强大货运需求的托运人可能会在某些时候使用这两种审计方法。选择一种方法并不是准确开具发票的万能方法——托运人仍然需要确保他们正在相应地完成这些步骤。这就是与运费单合作的原因nVision Global 等审计专家。准确审计所节省的成本将收回成本。

在货运世界中，服务故障是不可避免的。不可能考虑到运输过程中的每个变量，而且很多时候，很多都是我们无法控制的。然而，这并不意味着我们完全无力阻止它们。如果可以从货运单审计中获取服务故障数据，托运人将很快发现有多种方法可以减少他们每年处理的服务故障数量，并加快服务故障后的索赔流程。这一切都归结为理解数据。

直面运输失败

在过去几年中，运费紧缩让托运人头疼已经不是什么秘密了。从大流行病的天文数字到可用承运人的持续短缺，许多公司已经调整了他们的货运业务来应对这些挑战。不幸的是，还有另一个普遍存在的挑战：在过去两年中，服务故障几乎增加了两倍。交货延迟、产品损坏、提单不符、分类错误等等都在增加——而且往往出自托运人之手。尽管他们可能会认真提出索赔并相应地解释这些失败，但托运人可能不会意识到服务失败所带来的成本的程度，直到他们深入研究他们的审计数据。

找到故障的根源，避免故障

货运单审计数据似乎不太可能用来调查服务故障；但是，它为如何降低故障发生率提供了深刻的背景信息。此外，它使托运人能够在发生故障时尽可能多地收回成本。将货运单审计数据与不断上涨的价格并列时要考虑的一些成本 服务失败率的普遍性包括：

• 未准确说明的发票差异成本服务失败的成本
• 与服务失败实例较多的运营商合作的成本
• 未来潜在服务失败的预算不当的成本
• 未能说明服务故障或相应地提交索赔的成本

运费单审计数据提供了必要的洞察力，可以在可能的情况下避免服务故障，并在故障确实发生时彻底协调。

预期回避；对补偿做出反应

使用运费单审计数据，托运人可以采取双管齐下的方法来减轻与服务失败相关的损失。在前端，一切都是关于选择服务失败实例较少的运营商和预算，以更准确地说明这些失败造成的潜在坏账。在后端，审计数据可以加快索赔核对< /a> 并让托运人有先见之明，以协商更优惠的价格。最终，无法避免多种形式的服务故障。托运人有责任利用有洞察力的数据，以尽量减少故障的影响。将准确可靠的货运单审计数据纳入其中，为决策制定提供了急需的背景层。

很容易将货运发票审核视为具有单一目的的特定事件姿势。托运人必须核对账目并确保一切平衡，并有利于仲裁费用。但许多人没有意识到的是，这项通常很乏味的任务提供了广泛的好处，而不仅仅是能够结账或收回成本。 如果在业务运营范围内正确应用，货运单审计数据可带来巨大的节约潜力。

从孤岛中获取运费单审计数据

托运人倾向于将运费单审计视为一种简单的收回资金或平衡账目的方式——毕竟，它是一种簿记和会计功能.然而，重要的是要认识到，作为一种财务实践，审计实际上可以节省开支，并波及更广泛的运营范围。运费审计节省的不仅仅是发票上的美元和美分 – 它们扩展到更大的成本和概念 改善长期业务前景。当托运人检查他们的货运单并核对差异时，他们会更多地了解货运业务的细微差别。反过来，他们可以更好地了解决策制定、后勤方法、供应商选择等。

货运单审计节省的深度

适当协调后，货运单审计将资金返还给托运人的账户，避免支付不当或不正确的费用 – 高达 他们总运费支出的 8%。这些表面层面的节省只是探索货运单审计节省的许多“面”的机会的开始。关键是要重新定义您的储蓄概念，而不仅仅是美元和美分。它还应该包括节省的时间、挫败感和浪费。托运人使用运费单审计数据以多种方式节省成本，包括：

• 更好地了解哪些运输供应商正在使用某些产品/航线，然后使用该信息进行通过供应商选择最大限度地节省成本的决策。
• 确定 流量最大的车道以及这些车道的使用者，然后在未来的费率谈判中部署该数据以保持低成本。
• 突出显示全球不同运营地点使用的服务水平，然后调整物流流程和方法以增加节省。
• 减少与供应商合作确定账单差异所花费的时间，不仅可以节省金钱和时间，但要减少对员工和提供者的失望。

你放什么就放什么

利用货运发票审计数据以在整个企业中节省开支的巨大潜力。然而，这些节省的数量与账单审计过程的效率成正比。节省费用取决于高效且有效地执行精确的货运单审计的能力。此外，托运人必须检查和理解他们的审计产生的数据，超出核对金额所附的美元数字。通常，识别广泛的运费潜力的最佳方式审计节省 是与 nVision Global 合作。托运人不仅可以因核对准确性而高枕无忧，还可以获得可操作的数据洞察力，这些洞察力可以应用于整个运营范围，从而产生更多的节省。

货运单审计通常是会计事后的想法。许多公司只是走过场以确保数字相加，在可能的地方进行协调，并在必要时进行补救。但是，与识别文书错误和捕获发现的钱相比，货运审计可以获得更多的价值。从本质上讲，货运单审计中使用的数据是一个强大的工具，可以为广泛的运营改进提供信息。运费单审计数据可以告诉您很多关于运输什么、如何运输以及可以在哪些方面节省成本的信息。将和解和发现金钱视为短期利益，而模式识别和趋势分析则是长期机会。这不仅仅是平衡账簿。这是关于优化操作。

分析运费单审计数据以获得洞察力

运费单审计不只是显示会计差异 – 它们是 了解消费趋势和托运人关系。运输管理系统 (TMS) 捕获并在审计中加以利用的所有数据对于了解供应链以及货运的方法、模式和服务水平至关重要。你能自信地回答以下问题吗？

• • 当您可以使用集成交付合作伙伴花费 Y 时，您为什么要花费 X 用于独立运输提供商的最后一英里交付？
  • 您遇到的审计问题是否与OTR 运输提供商比选择稍微贵一点的提供商节省的成本要多？
  • 是否可以按照简洁的时间表将您的货物整合到 X 目的地，并避免多次、昂贵的零担运输？

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运费单审计中有大量可用数据，托运人可以提取数据提供的见解，无论这些见解适用于成本中心还是物流方法。

应用洞察力提高效率

太多的托运人将货运单审计视为一项单一任务，目标只有一个：平衡账目。但是，通过改进运营的视角来审视审计，托运人可以从提供的数据中获得有形的价值。当您为数据赋予价值时，除了缩小会计差距之外，您还了解运输实践的真实成本。例如，认识到运输供应商 A 相对于供应商 B 的价值可能会导致供应商 A 的优先地位。这反过来又会导致对供应商 A 的能力进行更广泛的探索，这可能会引发费率谈判和更广泛的 SLA条款。在这种情况下，货运单审计通过以下方式提供洞察力并创造价值：

• 通过改进关系整合运输供应商。
• 扩展服务协议以获得集成解决方案。
• 费率谈判以降低成本。
• 期限谈判以提高一致性。

在此示例中，运费单审计数据突出显示托运人可以在哪些方面利用运输提供商 A证明有能力创造一致性，甚至可以降低其他方面的成本。鉴于持久性 经济和供应链问题。

超越差异寻找机会

运费单审计数据驱动的优化是可能的，给定任何相关变量，无论是承运人、渠道、负载类型、距离还是目的地。货运单审计将数据汇集在一起，并确定与托运人的运营改进直接相关的模式。如果您审计的目的不只是金钱，那么您就错过了节省成本和提高效率的机会。

你怎么知道你是否多付了运费？ 还是与具有竞争力的运输伙伴合作？ 这两个答案都可以通过基准测试找到。 当您花时间跟踪和平衡运费的行业高点、低点和平均值时，您就是在花时间确保您的公司获得最优惠的价格——无论您运送的是什么。 这在我们当前的利率上升环境中尤为重要。 随着货物运输成本的上升，对运费的关注成为控制运输成本的关键。

货运对标

运费基准是一种简单的做法，用于为某些类型的运费设定运费的相对标准。 根据 Shipping and Freight Resource，“货运基准用于比较您可能支付的运费与市场其他公司或类似规模的公司可能支付给相同目的地的运费。 货运基准有助于了解货运市场的动向，确定高峰和低谷。”

如果您只是在寻找当前费率，那么查看现货市场很容易，但基准测试为托运人提供了其他目的。 也就是说，它可以帮助托运人评估和预测成本、计划预算，甚至评估他们当前的货运合作伙伴池，以确定波动率偏离当前标准的地方。 绘制不同航道的图表费率是让您掌握行业脉搏的明智方法。

利率上升的环境

在经历了动荡的 2020 年之后，运费正在快速上涨。 现货价格比去年上涨 10-50%，原因是飓风艾达造成的并发症导致需求持续飙升和成本增加。 厢式货车和冷藏箱的运费处于历史最高水平，创历史新高。
基准测试在当前的利率环境中至关重要，因为它为测量和比较提供了稳定性标准——即使利率每天都在变化。 随着运费继续上涨，基准测试让托运人了解情况。 它使他们能够将可靠的数据应用于当前的费率环境，并了解他们在货运合同上的所有选择和价值机会。

基准测试的好处

准确基准费率的托运人比那些仅仅依赖当前现货市场背景的托运人体验到更有利的结果。 勤奋的货运基准测试的好处包括：

谈判背景。 识别基准为当前利率提供了背景。 如果特定货运类别或负载类型存在显着差异，基准可以帮助托运人有目的和真诚地进行谈判。
有价值的趋势见解。 我们都知道利率在上升，但基准测试提供了关于何时、为何、多快以及多少的可验证数据。 它提供了对市场势头和轨迹的清晰洞察。
更好的成本控制。 更好的谈判和背景为更好地控制费率管理、预算和运营商选择铺平了道路。 对成本的更好理解为成本控制设定了更高的标准。

出于所有这些原因以及更多原因，基准测试应该成为托运人的标准做法——尤其是在费率上升的环境中。 没有它，您最终可能会受到日益昂贵的现货市场的摆布。

那么，基准利率的最佳方式是什么？ 可靠的运输管理系统 (TMS) 可帮助托运人进行价格保护、估算、预算、评估合同、投标、选择运输合作伙伴和控制成本。 具有预算功能的 TMS 为托运人提供更多的财务控制——即使在动荡的市场中也是如此。

无论您关注的是单通道区域货运还是全球多式联运，了解当前的费率环境都至关重要。 随着价格上涨，并在可预见的未来保持高位，托运人能做的最好的事情就是投资费率基准解决方案，这相当于节省了可衡量的美元。 nVision Global 随时为您提供帮助。 请访问我们的网站 nvisionglobal.com。

围绕货运发票的事实很普遍。多达>12% 的运费发票不正确——在处理海运发票时，这个数字会上升到 30%。审计需要成为每个托运人的优先事项，现在比以往任何时候都更加重要。运费在过去 2 年里一直在上涨，而且在可预见的未来很可能不会下降。全面的发票审计政策是唯一阻碍 SIMM（标准初始保证金模型）和利润损失的因素，而这两者都很重要。

价格居高不下

独立货运公司的现货价格在 2020 年、2021 年和 2022 年下半年上涨，我们看到一些全球最大的航空公司加息。 FedEx 宣布其美国国内和美国出口加息 4.9%和美国进口服务。联合包裹服务公司 (UPS) 紧随其后，反映了 4.9% 的增长其自身的 UPS Ground、UPS Air 和国际服务。虽然在每个新年伊始宣布加息并不少见，但 2021 年和2022 年见证了价格的大幅上涨。就背景而言，2018 年至 2019 年的增幅仅为 1.81%。如此显着增长背后的驱动因素当然是 COVID-19 大流行期间对货运处理的巨大需求。

审查您的审计实践

使用 运费达到历史新高，托运人需要警惕他们协调运费的方法——尤其是要有适当的审计方法来确保流程是错误的- 自由而紧绷。即使那样，审核您的审核方法也是托运人在新的一年以更高的费率进入新的一年时可以做的最佳实践之一。首先，确保您拥有健全的货运审计实践。您还在手动审核纸质文件吗？如果是这样，您的第一步是投资足够智能的货运审计软件来自动核对发票——或者至少与提供这些工具的货运审计提供商合作。如果您在内部核对发票，请考虑将发票信息分类、整理和匹配到价目表和承运人条款的过程。确保您有一个交叉参考系统来根据运输管理系统 (TMS) 数据和价目表检查发票，以及快速检查发票总额的流程。同样，当由第三方处理时，这是一个最有效的过程 nVision Global 等货运发票审核提供商。当您分解发票审计的多个步骤时，仔细检查有助于它的流程。他们有效率吗？准确的？无障碍？是否有故障保护装置来防止机器和人为错误？当出现无法立即调和的差异时会发生什么？可靠的货运审计方法来自于一个强大的流程，该流程可以解释每一个结果。

寻找货运审计合作伙伴

货运发票错误的沉没成本已经成为许多托运人的沉重负担。不正确的发票将对未能更正这些错误的托运人造成更大的压力。此外，不纠正导致发票错误出现的问题将成为托运人运营效率的锚点。今年，货运审计——以及对这些做法的审计——需要成为托运人的首要任务。在这方面缺乏控制将显着影响运营成本。

在确定特定货物的运输价格时，需要立即考虑许多因素。 虽然里程费和承运人费确定了费率的性质，但最终，提单（BOL）将对货物运输成本产生最大的影响。 不幸的是，这也是发票和付款方面主要差异的根源。 在BOL上记录不正确的信息从一开始就污染了该过程，从而给下线的托运人造成混乱和头痛。

为什么BOL如此重要？

BOL可能是运输交易中最重要的单个文件。 它不仅具有法律约束力，还以对托运人和承运人都透明的方式详细说明了货运信息。 每笔交易都以BOL开始和结束. 如果存在差异或分歧，则BOL是我们判断结果的标准。 不用说，它最好是正确的！

BOL中包含的信息用于三个特定目的：

1. 运输合同证明
2. 商品收据
3. 商品标题

它由托运人，驾驶员和收件人签名，代表从头到尾的监管链。 如果BOL上的信息有误，则可能在每次交换以及以后的交换中引起问题。

常见的BOL问题

尽管BOL是非常重要的运输文件，但BOL仍然会遭受人为错误的影响。 错误标明取货日期，在包装重量上放一个小数点，指定错误的运费等，等等—这些问题最终都会在交易过程中的某个时刻变成现实，并且常常会附带出现 额外费用。 小错误加起来。 这是一些 常见的BOL问题会花钱:

• 重量和吨位（重新重量）不正确。 LTL（比卡车轻）的运输（每磅很重要）很常见，如果BOL的重量不匹配并且承运人需要重新称重，那么增加吨位会产生额外费用。 检查并仔细检查您的BOL权重，当然 不要捏造数字.
• 货运等级不正确。 标记错误的货运舱位 可能会给您带来比平常更高的费用。 您可能支付的运费过高； 或者，如果运费等级不正确，您可能最终要承担运输费用，这些费用会转嫁给您。
• 帐单信息不正确。 BOL标签不正确会导致托运人付款延迟。 如果无法轻松对BOL和付款信息进行核对，那么这笔钱就留在了桌上。 即使没有造成金钱损失或超额费用，这仍然是一笔未实现的费用。
• 附件未列出。 忘记包括附件会增加运输成本，因为这些费用会显示在最终发票上。 这混淆了对帐过程，并给运输过程增加了麻烦。

这些不是您可能在BOL上看到的唯一错误，但是它们确实代表了最常见的错误，将使您付出代价。 尽可能避免使用它们，这样您就可以避免随之而来的费用。

使用TMS自动化BOL信息

nVision Global的运输管理系统（TMS）解决方案使您可以通过多种方式使BOL信息自动化，包括将其绑定到数字化装运信息，可提高装运点的准确性. 例如，使用数字秤获取重量信息并将其与计算机生成的货运舱位信息配对，只需消除人工干预即可解决最昂贵的两个错误。 我们的TMS还会为托运人打印BOL，因此它准确无误，可随时为承运人准备。 它是在TMS环境中完成的，这是确保BOL保持其原本毫无疑问的可靠记录系统的明智方法。